Procure-to-Pay-Prozess

Wie können die „Procure-to-Pay“-Prozesse vor dem Hintergrund der Komplexität der SAP GUI, vereinfacht, rationalisiert und verbessert werden? Denken Sie über einen Vereinfachungsansatz nach, bei dem Sie ein Formular erstellen, um problemlos die wesentlichen Daten für „neue Bestellung anlegen“ (ME21N) einzugeben.  Oder wenn jemand Hunderte von Bestellungen anlegen muss, wie könnte ein Massenupdate dieser Art in Sekunden anstatt in Stunden durchgeführt werden? Denken Sie an die Vorteile, die mit der Verbesserung der ERP-Benutzerfreundlichkeit einhergehen und wie dadurch nun die Zahl der Anwender, die sich am Prozess der Verbesserung der Datengenauigkeit beteiligen, erweitert wird und damit die gesamte Anwenderproduktivität.

Die Geschäftsführung benötigt ein umfassendes Prozess-Workflow- und Transaktionsmanagement, um die „Procure-to-Pay“-Geschäftsprozesse proaktiv zu bewältigen. Die Messung der Lieferanteneffektivität, die Senkung des Umlaufvermögens und die Verbesserung der Beschaffungsprozesse über alle Bereiche und Funktionen hinweg, sind nur einige der vielen Steuerungsgrößen (KPIs), die die Konzernleistung direkt beeinflussen. Schließlich bedeutet die Fokussierung auf die Benutzerfreundlichkeit, dass der Tatsache, dass jeder Kunde in seinen Geschäftsprozessen und Geschäftsregeln einzigartig ist, Rechnung getragen wird. Aus diesem Grund sind die Flexibilität der Prozessimplementierung, die einfache Anwendbarkeit, die Sicherheit und die Compliance entscheidend für die Erzielung von „Procure-to-Pay“-Effizienz.

Die Verbesserung der SAP-„Procure-to-Pay“-Benutzerfreundlichkeit ermöglicht Folgendes:

• Reduzierte Dateneingaben – reduzieren Sie Ihre Eingabeformulare auf lediglich einige wichtige erforderliche Felder und sparen Sie Zeit
• Reduzierte Programmierkosten – reduzieren Sie die Abhängigkeit der IT von Codierungen, Ladevorgängen, Tests und Implementierungen
• Reduzierte Schulungskosten – reduzieren Sie die SAP-Schulungen, denn die Anwender müssen keine SAP-Poweruser mehr sein
• Verbesserte Datenqualität – vereinfachen Sie die Dateneingaben, während die verbesserte Datenvalidierung und Aktualisierungsvalidierung jederzeit qualitativ hochwertige Dateneingaben sicherstellen
• Verbesserte Geschäftsprozesse – optimieren und vereinfachen Sie, indem Sie Standardvorlagen erstellen, an die sich Ihre SAP-Anwendergemeinde halten wird und die sie einsetzen wird.
• Erhöhen Sie die Produktivität – durch die Reduzierung der Dateneingabezeiten der Endanwender erhöhen Sie die Kapazität Ihrer Belegschaft.

Verbesserungen der Benutzerfreundlichkeit des „Procure-to-pay“-Prozesses

ME51N – Erstellen der Bestellanforderung. Ziehen Sie die Eingabe des Anforderungstyps, Werks, Lagerorts und der Einkäufergruppe durch Endanwender in Betracht – ganz einfach, indem eine Excel-Vorlage aktualisiert wird, welche diese Eingabefelder als Spalten in einer Tabelle enthält. Überlegen Sie dann, wie der Anwender die entsprechenden Daten für 30 Bestellanforderungen praktisch in ein paar Minuten eingeben kann. Anschließend kann der Anwender sich von Excel aus bei SAP anmelden und die 30 Bestellanforderungen in unter 30 Sekunden hochladen. Diese Transaktion alleine könnte mehrere Stunden zeitraubende, banale, fehleranfällige Dateneingaben mittels der SAP GUI erfordern. Weiter geht’s …

ME21N – Bestellung anlegen  Jetzt, wo der Endanwender die Bestellanforderung ausgefüllt hat, kann der Einkäufer die verschiedenen Bestellanforderungen nehmen und wieder aus Excel eine Aktualisierung des SAP-Moduls mit den Einzelheiten der Bestellanforderungen durchführen. Unter Beachtung des SAP-Sicherheits- und Governance-Rahmenwerks werden daraufhin 30 Bestellungen generiert. Während die Daten nach SAP hochgeladen werden, prüft ein Validierungsprozess sämtliche Geschäftsregeln. Entdeckt er dabei Fehler, werden diese gekennzeichnet.  Der Einkäufer kann die Fehler der Bestellerstellung korrigieren und diese dann „bei Fehlern“ erneut ausführen, um die SAP-Aktualisierung zu beschleunigen.

MIGO – Erstellung der Wareneingangsbuchung. Auch hier können Sie die Daten aus einer Excel-Tabelle oder einem einfachen Eingabeformular auslesen, sodass der Anwender, der das Formular ausfüllt, kein Experte sein muss, sondern jemand, der das Excel-Formular laden und die Bestellnummer, den Lieferschein, Ladeschein, Wareneingang und Lagerort sowie sämtliche Anmerkungen, die mit der Transaktion zusammenhängen, eingeben kann. Jetzt wurde der Wareneingang erstellt und alles, was der Anwender tun muss, ist, die Transaktion in Excel auszuführen, sich bei SAP anzumelden und dann zuzusehen, wie die Transaktion einfach, problemlos und akkurat aktualisiert wird – dabei wird gleichzeitig das SAP-Sicherheitsmodell berücksichtigt.

Erstellung der Kreditorenrechnung – MIRO – Der dreiseitige Abgleich von Bestellung, Wareneingang und Rechnung wird bei diesem nächsten Schritt des „Procure-to-Pay“-Prozesses in der Excel-Umgebung ausgeführt. Sobald die Transaktion ausgeführt wurde, wird das Prüfungsprotokoll sowohl in der Excel-Tabelle als auch in der SAP-Umgebung aufgezeichnet und die Rechnung wird erstellt. Wenn der Anwender sich mittels der Transaktion „Bestellung ändern“ (ME22N) tiefer in die Struktur des SAP-Systems geht, wird er die vorher erstellen Dokumente dort finden – den Vertriebsauftrag, den Wareneingang und die Rechnungsdokumente – und er wird weiterhin in der Lage sein, die unterschiedlichen Datenelemente zu sehen und sich sogar das SAP-Prüfungsprotokoll ansehen können. „Das Wer, Was, Wann, Wo – die endlose Suche nach dem Schuldigen“ ist weiterhin in der Dokumentation eingebettet – auch wenn Sie Winshuttle verwenden. Aus der Sicht eines SAP-Insiders bedeutet das eine Sicherstellung, dass alle Daten, die über die SAP GUI eingegeben worden wären, auch dann noch da sind, wenn sie mittels Winshuttle über Excel eingegeben wurden.

Erstellung des Kreditorenzahlungsvorgangs – F-53 Zahlungsausgang buchen – Bei diesem Prozess, dem „Procure-to-Pay“-Prozess, führt der Endanwender die Transaktion FBL1N (Einzelposten Kreditoren) aus, um eine Reihe von Dokumenten (sortiert nach Datum) herunterzuladen. Der Anwender wählt anschließend eines der Dokumente aus, erhält die Referenznummer, gibt diese in die Excel-Vorlage ein und aktualisiert die Informationen mit den Zahlungsdetails und führt anschließend ein SAP-Update aus. Jetzt ist es einfach, über FBL1N anzuzeigen und mittels des Abrechnungsdatums zu sehen, dass die Zahlungen verbucht wurden. Es wird auf nichts verzichtet, dass in SAP erledigt worden wäre – der Vorteil ist, dass durch die verbesserte Benutzerfreundlichkeit mehr Anwender diese Transaktion ausführen können ODER dass ein einziger Anwender viele Transaktionen ausführen kann, deren Erledigung sonst Stunden oder Tage in Anspruch genommen hätte.