Der (Validierungs-) Schritt zur hohen Stammdatenqualität

Von Andreas Heinz am 10. Juli 2014

Haben Sie bereits an „Lessons Learned Sessions“ nach SAP Projekten teilgenommen? Dann war vermutlich ein Aspekt, dass man dem Thema Stammdatenqualität im nächsten Projekt höhere Aufmerksamkeit schenken sollte. In der Regel gibt es jedoch auch im Folgeprojekt keine Ressource, die sich auf die Qualität der Stammdaten fokussiert, da dass Projektbudget dies nicht vorsieht.

Das der Erfolg eines Unternehmens heute stark von der IT abhängt ist kein Geheimnis. Welche Bedeutung die Stammdaten dabei jedoch spielen wird teilweise vernachlässigt. Ob im Tagesgeschäft oder auch bei Migrationsprojekten, der Geschäftserfolg steht und fällt mit der Qualität der Stammdaten. Denn letztendlich beruhen viele Entscheidungen auf dem Reporting, welches nur dann aussagekräftig ist, wenn die Basis stimmt, also die Stammdaten.

Die Kosten von falschen Lieferadressen, inkorrekten Lieferzeiten oder Einstellungen im Materialstamm die zu Problem in der Disposition führen sind immens. Da es heute einfache und günstige Möglichkeiten gibt diese Probleme in den Griff zu bekommen, sollten Unternehmen zeitnah die Möglichkeit nutzen ihre Daten auf Vordermann zu bringen.

Wie?

Validierung spielt hier eine sehr große Rolle. Sowohl in Massenuploads mit Excel, also auch bei formularbasierten Workflows lassen sich verschiedene Möglichkeiten der Validierung nutzen. Winshuttle bietet umfangreiche Funktionalität um sicherzustellen, dass nur Daten, die sowohl aus Sicht Ihrer Geschäftsprozesse, als auch aus IT Sicht, korrekt sind, in Ihrem SAP System verbucht werden.

Einige Beispiele:

1. Formularbasierter Workflow

In Formularen können Sie definieren welche Felder Pflichtfelder sind und somit sicherstellen, dass alle für Ihren Prozess relevanten Daten auch erfasst werden. Sie können beispielsweise festlegen dass in gewissen Feldern keine Sonderzeichen erlaubt sind oder Webservices zur Adressprüfung nutzen, damit nur postalisch korrekte Adressen in SAP abgespeichert werden.

Des Weiteren bietet Winshuttle die Möglichkeit aus einem Web-Formular jederzeit auf die F4-Hilfe in SAP zuzugreifen und ggf. auch Daten vor der Buchung in SAP zu validieren. Sie können Dropdown Listen direkt aus SAP befüllen oder eingeschränkte Listen zur Verfügung stellen, wenn Benutzer beispielsweise nur bestimmte Warengruppen oder Dispomerkmale bei der Materialanlage verwenden sollen.

2. Massenverarbeitung mit Excel

Bei der Massendatenverarbeitung bietet Excel bereits mehrere Möglichkeiten, wie:

– Filterfunktionen, die es ermöglichen große Datenmengen nach Mustern zu analysieren um Fehler schnell zu erkennen

– Sortierfunktionen, z.B. zur Dubletten-Suche

– Verweise, Formeln und jegliche weitere Excel Funktionalität kann genutzt werden ohne das eine Umformatierung nötig ist, da Winshuttle stets den berechneten Wert lädt

Mit Winshuttle haben Sie zusätzlich die Möglichkeit Dropdown Listen als Wertehilfe anzubieten, und diese automatisiert (z.B. durch einen täglich eingeplanten Job) aus SAP zu befüllen.

Des Weiteren können Sie die Massendaten vor der Buchung in SAP prüfen und erhalten sämtliche Meldungen aus SAP in die gleiche Zeile, in welcher der Datensatz steht. Es ist also auch bei fehlerhaften Datensätzen keine umständliche Suche nötig, um die Fehlermeldung einem Datensatz zuzuordnen.

Mit der richtigen Lösung können die „Lessons Learned“ im Folgeprojekt dann auch wirklich umgesetzt werden. Aufgrund der schnellen Amortisation lassen sich sogar die Projektkosten senken.