Die richtigen Leistungskennzahlen (KPI) für Ihr Finanzwesen

Von Clinton Jones am 26. März 2015

finance-cost-as-a-percentage-of-incomeFinanzabteilungen bemühen sich verstärkt darum, eine wichtige Rolle bei strategischen Entscheidungen im Unternehmen zu übernehmen. Das Umfeld dafür ist günstig, denn schließlich besteht ständiger Bedarf an wirtschaftlich aussagekräftigen und präzisen Analysen zur Finanzlage. Bessere, detailliertere Analysen von qualifizierten Mitarbeitern sind ein strategischer Vorteil für Unternehmen – besonders in ökonomisch schwierigen Zeiten. Ohne die richtigen Kennzahlen zu kennen, können Finanzabteilungen allerdings von größerer Bedeutung nur träumen.

Effizienteres Benchmarking dank KPIs

Finanzabteilungen messen und vergleichen Effizienz und Effektivität schon länger anhand von Leistungskennzahlen (Key Performance Indicators, KPIs). KPIs müssen aber auch belegen können, ob eine Finanzabteilung die allgemeine Geschäftsstrategie verinnerlicht hat und sie wirtschaftlich geschickt unterstützt. Letzteres bedeutet, Risiken zu erkennen, alte Überzeugungen zu hinterfragen, Alternativen zu finden sowie kontinuierlich die Aussagefähigkeit von Analysen und die Ausführung von Handlungsempfehlungen zu verbessern.

Kosten des Finanzwesens als KPI

Die vom Finanzwesen verursachten Kosten gelten als eine wichtige Messgröße beim Benchmarking der Leistung dieser Abteilung für das Gesamtunternehmen, denn sie eignen sich gut für den Vergleich mit Mitbewerbern und sind leicht zu verstehen.

Aus der neuesten Benchmark-Studie von PricewaterhouseCoopers zum Thema Effektivität im Finanzwesen geht allerdings hervor, dass diese Kennzahl weder die einzige noch unbedingt die beste ist. Verwendet werden zum Beispiel auch die folgenden KPIs:

  • Tage bis zum Abschluss
  • Kosten pro Dokument
  • Dauer des Budgetierungs- und Forecasting-Zyklus in Tagen
  • Anteil der FTE in der Finanzabteilung, der für Business Partnering verwendet wird
  • Zeitanteil für Datenerfassung im Vergleich zur Analyse
  • Prozentualer Anteil der automatisierten Hauptkontrollprozesse

In einigen Fällen sind subjektivere Bewertungen wichtig, zum Beispiel „Steigerung der Zufriedenheit in der Führungsebene mit der Finanzfunktion“. Welche dieser vielfältigen KPIs sind nun aber die besten und effektivsten? Die Antwort auf diese Frage ist nicht ganz eindeutig und hängt letztlich auch davon ab, wie der Begriff „Finanzfunktion“ genau definiert wird.

Betriebliche Ziele als persönliche KPIs

Es kommt auch vor, dass einzelne Mitarbeiter im Finanzwesen sehr konkrete eigene Ziele für die Betriebsperformance haben, zum Beispiel die Anzahl bzw. der prozentuale Anteil an rechtzeitig bezahlten Rechnungen, der Faktor, um den das Debitorenziel gesenkt wird, usw.

iterations-of-budget-cycles-300x207Wie sich vor Kurzem aus der Budgetierungs- und Planungsumfrage von Winshuttle und dem britischen Rechnungslegungsverband ACCA ergab, ist das Finanzwesen nicht dafür verantwortlich, den Umsatz zu steigern oder das Erreichen von Absatzzielen zu gewährleisten. Allerdings kann von ihm erwartet werden, proaktiv vor einem Umsatzrückgang zu warnen, wenn die Überwachung des Bestelleingangs dies andeutet. Darüber hinaus kann die Finanzabteilung beispielsweise die Anzahl an Zyklen in Prozessen wie der Budgetierung oder dem Forecasting verringern, um eine allgemeine Vereinfachung zu erreichen, und dank ihrer Einblicke die Betriebskosten beeinflussen, um Margen stabil zu halten.

Der Working-Capital-Zyklus lässt sich durch eine Verringerung der Außenstände erreichen – dies wäre ein guter KPI für das Debitorenteam. Die Ausweitung der Zahlungsziele wäre ein KPI für die Bereiche Beschaffung oder Einkauf innerhalb des Finanzteams in der Kreditorenbuchhaltung oder gleich für ein separates Team.

Unternehmen, die mit physischen Waren handeln, sollten auch Kennzahlen zum Lagerumschlag miteinbeziehen. Zu hohe Bestände wirken sich schließlich negativ auf die Liquidität aus, und die Finanzabteilung sollte diesen Faktor in enger Zusammenarbeit mit den Teams für die Produktion und das Bestandsmanagement bestimmen und entsprechend kontrollieren können.

Diese drei Maßnahmen zur Liquiditätsoptimierung sind ein mögliches KPI-Set. Besonders die Kombination aus AP- und AR-KPIs mit einer Einschätzung des Nutzens der Informationen und Berichte aus der Finanzabteilung dürfte die Effektivität der Finanzfunktion ausreichend gut darstellen. Ein vollständiges Bild repräsentiert sie aber nicht zwangsläufig.

Das Periodenabschlusstempo muss kein guter KPI sein

KPIs wie das „Abschlusstempo“ bergen die Gefahr, dass ein schneller Abschluss mit Ungenauigkeiten erkauft wird. Dann können sie das Vertrauen in die Zahlen der Finanzabteilung insgesamt erschüttern, weshalb sie eher nicht zu den besten KPIs zählen, auch wenn sie beliebt sind. Eine gute Nachricht gibt es aber: Egal, welche KPIs für Sie wichtig sind, Winshuttle bietet Ihnen umfassende Unterstützung dabei, schnell verlässliche Daten zu erhalten.

Hier sind einige Beispiele, wie Sie mit Winshuttle die Detailtiefe und Qualität Ihrer ERP-Daten verbessern können:

  • Kritische Daten aus dem ERP- oder SAP-Kernsystem extrahieren
  • Tools für die Analyse und Bearbeitung großer wie kleiner Datensätze nutzen
  • Die ERP-Nutzung und Entscheidungsfindung in der Finanzabteilung verbessern
  • Die Detailtiefe und Qualität von ERP-Daten verbessern

Mit Winshuttle Foundation erleben Sie Verbesserungen bei den Prozessen für Genehmigungen, Governance und Zusammenarbeit. Es profitieren wichtige Datenmanagementprozesse wie das Kreditmanagement, das Genehmigen und Anlegen von Lieferanten- und Kundenstammsätzen und sogar das Festlegen von Mindestwerten für die Bestands- und Nachschubplanung.

Die oben genannte PwC-Studie „Unlocking Potential: Finance Effectiveness Benchmark Study 2013“ stützt sich auf die Aussagen von mehr als 200 britischen Unternehmen, die auch früher schon an Benchmarking-Projekten teilgenommen haben. Ein Jahr zuvor veröffentlichte PwC bereits eine ähnliche Studie mit dem Titel „Putting your business on the front foot“.


Über den Autor

Clinton Jones ist Director for Finance Solutions Management bei Winshuttle und arbeitet seit 2009 im Unternehmen. Seine Erfahrung mit Technologien und Geschäftsprozessen im Finanzwesen hat er in internationalen Projekten gesammelt; mittlerweile liegt sein Hauptaugenmerk auf integrierten Business-Lösungen im EMEA- und nordamerikanischen Raum. Finanzinstitute weltweit berät er zu den technischen Aspekten des Technologie- und Qualitätsmanagements in den Bereichen Daten- und Prozessmanagement sowie Governance. Vor seiner Zeit bei Winshuttle arbeitete er als Technical Quality Manager bei SAP und bei Microsoft im Geschäftsbereich Global Foundation Services.


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