Neue Verbündete: Schatten-IT und Unternehmens-IT – gemeinsam zu agilen Geschäftsprozessen

Von Jorge Ruiz am 29. September 2015

Es ist interessant, den Trendwechsel bei der Diskussion um die Schatten-IT zu beobachten. Der Begriff „Schatten-IT“ beschreibt oft eine Investition in den Erwerb, die Entwicklung und den Betrieb von IT-Lösungen, die außerhalb der Kontrolle der IT-Abteilung eingesetzt werden. Noch vor wenigen Jahren handelten alle Artikel vom „Stoppen der Schatten-IT“ oder der “Schatten-IT-Drohung”. IT-Abteilungen haben über Jahre hinweg einen konstanten Kampf geführt, Regeln festgelegt und dabei gehofft, dass die Benutzer sie einhalten würden. Aber die Schatten-IT ist unvermeidlich, und es ist offensichtlich, dass der Kampf dagegen nicht zu gewinnen ist.

trend-shadow-IT

Die meisten von uns haben früher oder später mit einem Excel-Makro Aufgaben automatisiert, mit Webmail Dateien versendet, mit Google Docs in einer Tabelle zusammengearbeitet, mit Evernote Gedanken aufgeschrieben oder mit DropBox Dateien geteilt. Durch die Cloud-Revolution nehmen solche Aktivitäten weiterhin zu und es wird erwartet, dass das für die Schatten-IT ausgegebene Geld 2015 um 20 % steigt. Dieses Wachstum spiegelt zahlreiche Veränderungen wider:

  • Die Nachfrage übersteigt immer öfter die Versorgungskapazität der IT-Organisation.
  • Veränderungen im IT-Betriebsmodell, einschließlich einer stetig steigenden Zentralisierung und Konsolidierung, führen oft zu einer größeren Entscheidungsfindungskluft zwischen Benutzern und der IT-Abteilung.
  • Boomende Technologie- und Servicelandschaft (Cloud, soziale Medien, Mobil- und Informationstechnologie), so dass immer komplexere Entwicklungstools für Anwender entstehen.
  • Der Arbeitsplatz und die Art der Tätigkeit verändern sich, und die Anzahl der Routinetätigkeiten nimmt ab.
  • Eine sich verändernde Arbeitsplatzdemographie hinsichtlich Alter, Arbeitsfachbereich und Anforderungsprofil der Mitarbeiter, die aktiv und direkt am Erwerb IT-bezogener Lösungen beteiligt sind.
  • Digitale Transformation und Innovation, die oft von Wirtschaftsakteuren angeführt werden, die möglicherweise die konventionellen Kapazitäten der Unternehmens-IT-Gruppe nicht als relevant und/oder ausreichend reaktionsschnell betrachten.

Während sie ganz unterschiedlichen Gruppen angehören, teilen IT und Anwender dieselben Ziele – sie müssen beide ihre Arbeit erfüllen und das Unternehmen voranbringen, und sie folgen dem einfachsten und schnellsten Weg, um diese Ziele zu erreichen. Wenn ein Kunde Videoinhalte benötigt, die IT-Abteilung aber keinen Dienst bereitstellt, um diese einfach zu versenden, finden Endbenutzer eine eigene Lösung. Wie Systemadministratoren einen IaaS-Anbieter nutzen, um in wenigen Minuten über einen Server zu verfügen, wenn sie eine neue Anwendung hosten müssen, so finden Endbenutzer eine Lösung, wenn sie keine Zeit zum Warten haben.

Die IT sollte die Schatten-IT als eine Chance sehen, um die Geschäftsprozesse zu verstehen und zu lernen, wie sie ein Partner werden kann, der die Anforderungen versteht. Sie kann die Quelle für potentiellen Mehrwert sein, wenn angemessene Anleitungen und Support vorhanden sind und Kontrollen eingeführt und durchgesetzt werden.

Bei der Nutzung der Schatten-IT geht es darum, die Art der Beziehung mit Wirtschaftsakteuren zu verändern und die Rolle der IT zu diversifizieren. Der Schlüssel liegt darin, Anwendern den erforderlichen eigenen Zugang zu Ressourcen zu gestatten, während die IT die Kontrolle behält. Genau dies tut Winshuttle für Unternehmen, die ein ERP-System nutzen. Die Lean Data Management-Plattform von Winshuttle vereinfacht den Entwicklungsprozess von Anwendungen, und gibt IT-Abteilungen die Fähigkeit an die Hand, schnell Lösungen zu erstellen, um auf Herausforderungen bei wachsenden Datenmengen zu reagieren, während SAP-Sicherheit und Governance streng eingehalten werden.

Erfolgsgeschichte: AZ Electronic Materials

az-electronics-thumb

“Winshuttle gibt einem die Möglichkeit, alle Prozesse zu optimieren und zu automatisieren, wodurch die Datenqualität erhöht und der Arbeitsaufwand verringert werden.”  – Jerone Walters, CIO bei AZ Electronics

Hier finden Sie eine Reihe bewährter Vorgehensweisen, die CIOs und IT-Führungskräfte berücksichtigen sollten:

  • Einsatz. Es ist entscheidend, sich darauf zu verständigen, dass durch Engagement und entsprechende Anleitung auch bei einem begrenzten Budget und einem unflexiblen ERP-System den wachsenden Anforderungen im Bereich Datenmanagement begegnet werden kann.
  • Anwendungsentwicklung beschleunigen. Technische Wirtschaftsanalysten müssen die Möglichkeit haben, Arbeitsabläufe, Dashboards und Berichte zu erstellen, sodass sich die IT-Experten auf Aufgaben konzentrieren können, für die Programmierfähigkeiten erforderlich sind (wie ABAP und BASIS).
  • Grundsätze und Richtlinien definieren und aktualisieren. Erstellen oder Aktualisieren von Grundsätzen, die die Art und den Umfang der Lösungen widerspiegeln, die innerhalb des Unternehmens erworben werden. Definieren Sie die Bereiche, in denen Anwender-Lösungen angemessen sind und in denen diese weniger angebracht sind.

Die Komplexität einer Lösung wird über die Komplexität des zugrunde liegenden Geschäftsprozesses definiert. Die Anwender haben sich bisher mit nicht-kritischen IT-Lösungen von geringer Komplexität befasst, aber sie wagen sich jetzt vermehrt an komplexere Technologieinfrastrukturen.

Winshuttle konzentriert sich auf Lösungen, die in wenigen Wochen entwickelt und bereitgestellt werden können,  sodass Geschäftsprozesse leicht an die Veränderungen im Businessumfeld angepasst werden können. Dies erlaubt es Businessanalysten, kontinuierliche Verbesserungsinitiativen zu beschleunigen.

  • Grenzen schaffen. Es müssen einige Regeln vorhanden sein, die nicht verhandelbar sind. Diese Grenzen betreffen gewöhnlich den Datenschutz, die Sicherheit und die Compliance, können aber auch für andere Bereiche gelten.

Shadow-ITWinshuttle konzentriert sich auf Lösungen, die in wenigen Wochen entwickelt und bereitgestellt werden können, sodass Geschäftsprozesse leicht an die Veränderungen im Businessumfeld angepasst werden können. Dies erlaubt es Businessanalysten, kontinuierliche Verbesserungsinitiativen zu beschleunigen.

Die Plattform von Winshuttle stellt der Unternehmens-IT eine komplette Governance- und Sicherheitslösung zur Verfügung, indem vorhandene ERP- und Microsoft-Standards genutzt werden.