Vorteile des Datenmanagements nach Lean-Prinzipien

Von Israel Rosales am 22. Februar 2015

Grundlage des Lean Manufacturing ist es, Verschwendung im Fertigungsprozess zu vermeiden – übrig bleiben sollen nur Elemente, die Mehrwert bringen. Dieses Bestreben nach Verbesserung ist eine kontinuierliche Aufgabe. Das Konzept „schlanke Prozesse“ oder „Lean concepts“ wird mittlerweile mit deutlicher Wirksamkeit in vielen Bereichen eingesetzt: schlanke Verwaltung, schlanke Instandhaltung, schlankes Management usw.

Bringen diese Prinzipien aber auch beim Datenmanagement echte Vorteile? Oder handelt es sich nur um den neuesten Branchen-Hype, dem wir hinterherlaufen müssen, um mitreden zu können? So ist es ganz und gar nicht.

Lean-Konzepte im Datenmanagement sind eine Voraussetzung, um als Unternehmen wettbewerbsfähig zu bleiben. Wir haben bereits in früheren Blog-Beiträgen über die Bedeutung der Stammdaten als Grundlage des Unternehmens gesprochen. ERP-Daten bilden die Grundlage von Geschäftsprozessen und damit auch von Entscheidungen.

Allerdings ist laut Gartner mehr als ein Viertel der wichtigsten Daten in großen Unternehmen falsch oder unvollständig. Fehler in den Daten wirken sich auf Geschäftsprozesse aus, wo sie Mehrkosten und Ineffizienz verursachen, die wiederum Geschäftsentscheidungen beeinflussen. Und das wiederum kann erhebliche finanzielle Auswirkungen haben – potentiell Millionen von Euro.

Lean Data Management

Dies ist die derzeitige Situation. Allerdings ist sie nicht der einzige Grund, weshalb Lean-Prinzipien im Datenmanagement sinnvoll sind. Es wird deutlicher, wenn wir das Datenwachstum berücksichtigen.

  • Die Datenmenge von Unternehmen wird sich Schätzungen zufolge alle zwei bis drei Jahre verdoppeln, wobei sich bei der ineffizienten und manuellen Datengenerierung viele Fehler einschleichen werden.
  • Viele Mitarbeiter verbringen jeden Tag eine bis drei Stunden damit, SAP-Masken auszufüllen, anstatt wertschöpfendere Arbeiten zu erledigen.
  • Außerdem setzen viele Unternehmen immer noch auf emailbasierte Prozesse und sogar Papierformulare, um alle erforderlichen Daten zu sammeln, bevor sie in ihr ERP-System überführt werden. Solche Prozesse lassen sich kaum quantitativ erfassen – und somit auch nicht wirksam verbessern.
Lean Data Management 2

Das sind die sogenannten Gemeinkosten des Datenmanagements. Diese Kosten für den Personalaufwand zum Eingeben, Zusammenstellen oder Verifizieren von Daten haben alle Unternehmen mit ERP-Systemen. Sie sind Betriebskosten in Form von Arbeitsstunden.

Das eigentlich Problematische an diesen versteckten Datenmanagement-Kosten ist, dass sie genauso stark zunehmen wie die zu verwaltende Datenmenge selbst, nämlich exponentiell! Die Mitarbeiter müssen also immer mehr Arbeitsstunden für deren Verwaltung aufwenden. Dies schlägt sich in direkten Kosten für den höheren Zeit- und Personalaufwand bei der Dateneingabe und in zusätzlichen Risiken (Verzögerungen, Fehler usw.) nieder.

Datenmanagementkosten

Dieses exponentielle Wachstum lässt sich nur verhindern, wenn man mit den vorhandenen oder gar weniger Ressourcen mehr leisten kann. Genau das strebt das Lean-Konzept an. Durch Anwendung der Lean-Prinzipien in kontinuierlichen Verbesserungszyklen lassen sich Datenmanagement-Prozesse flexibel und schnell standardisieren und verbessern.

Optimierung Datenmanagement

Ineffiziente manuelle Prozesse müssen Platz machen für standardisierte Prozesse, die in kurzen Abständen ständig verbessert werden – oder kurz gesagt: eine Verankerung der Lean-Philosophie im Unternehmen. Wo früher Mehrkosten anfielen und Risiken wie Verzögerungen und Fehler drohten, werden Daten dann in schnellen, genauen Standardprozessen verarbeitet, die kontinuierlich optimiert werden.

Alle diese Vorteile des Lean Data Management machen Ihr Unternehmen wettbewerbsfähiger.


Über den Autor

Nach seinem Informatikstudium an der ETSII in Sevilla sowie 10 Jahren Tätigkeit im Bereich SAP SCM (Supply-Chain-Management) wechselte Israel Rosales zu Winshuttle, wo er derzeit als Enterprise Solutions Manager mit den Spezialgebieten Lean-Methode, SCM und Stammdaten tätig ist. Wenn ihn gerade keine ERP-Probleme beschäftigen, verbringt er Zeit mit seiner Frau, seinem Kind und seinen beiden Hunden.


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