Workflow-Entwicklung: Gründe, über den SAP-Tellerrand hinauszuschauen

Von Clinton Jones am 09. März 2015

workflowWenn Workflows abseits von SAP erstellt werden, vermutet man dahinter oft das Bemühen, keine SAP-Lizenzen kaufen zu müssen. Doch das ist oft gar nicht der wahre Grund.

Tatsächlich gibt es viele Gründe, Workflows nicht in SAP zu erstellen, und sie fallen in die vier Hauptkategorien Anwender, Daten, Unternehmen und Entwicklung.

Nehmen wir das Beispiel einer Bestellanforderung. Oft hängt es von den Prozessbeteiligten ab, ob ein solcher Workflow in SAP entwickelt wird oder nicht.

Ich führe häufig das Beispiel an, dass die Arbeitsprozesse bestimmter Mitarbeiter – zum Beispiel Empfangs- oder Fertigungspersonal – von Verbrauchsgütern bestimmt sind. Ob dies nun Bürobedarf oder Reinigungsmittel sind, spielt keine Rolle; die Mitarbeiter bestellen sie vielleicht einmal pro Woche und melden sich nur gelegentlich in SAP an.

Was, wenn nun noch hinzukommt, dass die Anforderungen von Externen gestellt werden, also Mitarbeitern von Fremdfirmen oder ausgelagerten Stellen, deren Umgang mit dem System ich nicht hundertprozentig vertraue?

Bei Bestellungen ab 10 Stück wäre es sinnvoll, die Daten in eine Offline-Vorlage einzugeben, zum Beispiel eine Excel-Tabelle. Dies trifft gerade dann zu, wenn es heißt, viele einzelne ein- bis zweizeilige Bestellungen zusammenzufassen. Das Reinigungspersonal gibt seine Bestellungen in der Regel über das Empfangspersonal auf. Wenn dafür an irgendeiner Stelle Papier verwendet wird, ist der gesamte Prozess ressourcenintensiv, ineffizient und anfällig für Fehler, zum Beispiel beim Übertragen der Daten.

Sie sehen: In diesem Szenario ist ein Workflow zwingend erforderlich.

Nichts von Wert ist je wirklich umsonst

Natürlich lassen sich in Workflows auch in SAP erstellen. Dennoch muss selbst die Bedienung der SAP-Inbox für Geschäftsvorgänge den Anwendern erst einmal beigebracht werden. Unregelmäßige Anwender haben also vielleicht Probleme mit dem Umgang. Darüber hinaus müssen Anwender wissen, wie das SAP-Anforderungsformular ausgefüllt werden muss, damit die Anforderungen korrekt weitergeleitet und bearbeitet werden. Hinzu kommt noch, dass es kaum Workflow-Optionen gibt, die Microsoft Excel gut in SAP integrieren. So sind im Zuge der Automatisierung per Workflow für jeden Prozess teure individuelle Programmierleistungen erforderlich.

Solche Automatisierungsprojekte erreichen schnell ein hohes Maß an Komplexität – und die Anforderungserfassung oder das Entwickeln des eigentlichen Geschäftsprozesses sind dabei noch nicht einmal berücksichtigt.

Composer SwimlaneOft wird angeführt, dass die Workflow-Funktionalität in SAP kostenlos verfügbar ist,

weil sie in Netweaver enthalten ist. Doch leider hat sie Defizite in der Benutzerfreundlichkeit und bei den Entwicklungskosten, ähnlich wie die Legacy System Migration Workbench (LSMW). Es stellt sich daher die Frage: Wie viel sind Sie bereit, für kostspielige IT-Entwicklerressourcen in diesem Bereich auszugeben – Geld, das dann in anderen Geschäftsbereichen nicht mehr zur Verfügung steht?

Die Entwicklungskosten für SAP-Workflows schwanken wie bei allen Programmierprojekten je nach Projektanforderungen und -komplexität. Allgemein lässt sich aber sagen: Wer eine automatisierte SAP-Workflow-Lösung mit Excel oder ein einfaches Webformular einzig mithilfe von SAP-Entwicklungs-Tools erstellen will, braucht dafür in der Regel doppelt so lang wie mit Winshuttle-Produkten.

Wenn Sie das Glück haben, über eigene SAP-Workflow-Ressourcen oder einen netten ABAP-Entwickler mit SAP-Workflow-Erfahrung zu verfügen, dann fallen für Sie bei der Lösungsentwicklung nur die Personalkosten an. Vielen Unternehmen fehlen diese Ressourcen und Mitarbeiter aber und deshalb müssen sie sie vorübergehend hinzukaufen.

Zu den Vorteilen der Workflow-Entwicklung mit Winshuttle-Technologien für SAP zählt, dass Formulare und Workflows für Geschäftsprozesse dank Winshuttle Foundation ohne Programmieraufwand erstellt werden können. Da Sie also nichts an der Kernlogik der SAP-Geschäftsanwendungen ändern, sind Sie auch nicht an die Release-Zyklen von SAP-Systemen gebunden. Somit entfallen die zeitaufwendigen Regressionstests, Transporte, Patches und Releases, die regelmäßig bei der SAP-Wartung nötig sind. Natürlich müssen die Releases weiterhin getestet und verwaltet werden, aber diese Aufgaben werden über Winshuttle-Objekte erledigt.

Egal, ob programmierfreies Arbeiten mit SAP dank Winshuttle Studio oder die Workflow- und Formularerstellung mit Winshuttle Composer und Foundation, Sie profitieren immer von Agilität, geringerem Bedarf an technischen Ressourcen und weniger Verzögerungen bei der Lösungsentwicklung. Da weniger technische Ressourcen gefragt sind, erfolgt die Entwicklung schneller und einfacher und es lassen sich schneller neue Versionen veröffentlichen.

In schnelllebigen Business-Umgebungen bedeutet eine agile Lösungsentwicklung auch mehr Flexibilität des Geschäfts bei neuen Anforderungen an die Zusammenarbeit.

Winshuttle Foundation enthält den intuitiven, einfach zu bedienenden Composer für die Workflow-Erstellung. Vorhandene und neue Winshuttle Studio-Skripte lassen sich in Excel-Vorlagen oder Webformulare integrieren.

Achten Sie bei der Suche nach einer Workflow-Anwendung von einem anderen Anbieter als SAP auf die Zielanwender, die Art der Daten, die Datenquellen und den Entwicklungslebenszyklus.


Über den Autor

Clinton Jones ist Director for Finance Solutions Management bei Winshuttle und arbeitet seit 2009 im Unternehmen. Seine Erfahrung mit Technologien und Geschäftsprozessen im Finanzwesen hat er in internationalen Projekten gesammelt; mittlerweile liegt sein Hauptaugenmerk auf integrierten Business-Lösungen im EMEA- und nordamerikanischen Raum. Finanzinstitute weltweit berät er zu den technischen Aspekten des Technologie- und Qualitätsmanagements in den Bereichen Daten- und Prozessmanagement sowie Governance. Vor seiner Zeit bei Winshuttle arbeitete er als Technical Quality Manager bei SAP und bei Microsoft im Geschäftsbereich Global Foundation Services.


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