Robotic Process Automation – part 1

Von Monika Pletschke am 10. November 2015

Vor einigen Wochen war ich auf einer Konferenz mit dem Thema: “Disruptive Creativity”. Eines der Hauptthemen dieser Konferenz war Robotic Process Automation (RPA). Diese Technologie ersetzt die Arbeitsschritte eines Mitarbeiters.  Während einem hier Visionen von Robotern aus bekannten Science Fiction Filmen in den Sinn kommen (R2D2, iRobot oder Terminator),  ist hier von etwas ganz anderem die Rede:  RPA umfasst im obersten Bereich teure kognitive Computer Systeme, wie zum Beispiel IBMs Watson die in menschlicher Sprache Fragen beantworten können, bis hin zu Software Anwendungen die etwa das Abgleichen und Verbuchen von Eingangsrechnungen automatisieren. Letztere sind relativ kostengünstig und können in kurzer Zeit eingesetzt werden.

shutterstock_135053897 (800x600) KopfIn diesem Blog möchte ich den Fokus auf genau diese Anwendungen legen, denn ich denke, dass sie in naher Zukunft viel Aufmerksamkeit erregen werden und hier auch ein grosses Wachstumspotential liegt. Die Gründe dafür sind, dass diese Anwendungen mit aktueller Technologie relativ einfach zu bauen sind, einen klaren ROI erzeugen und exponentielle Optimierung ermöglichen. Die Folgen für die Mitarbeiten könnten auch enorm sein, werden aber in einem anderen Blog behandelt.

RPA eignet sich für Prozesse, die vor allem diese Eigenschaften haben: wiederholbare Schritte, große Volumina oder starke periodische Schwankungen im Volumen (z.B. bei Monatsende) und reife Prozesse mit genau definierten Regeln.

RPA auf solche Prozesse angewandt, übertrifft die menschliche Arbeitskraft bei weitem, denn das System ist nicht anfällig für Müdigkeit, kann 24 Stunden am Tag arbeiten, lässt sich bei Arbeitshäufungen skalieren (einschalten) und eliminiert Fehler bei der Datentranskription.shutterstock_92204674 File System (800x533)

Wie aber funktioniert RPA? RPA, angewandt auf Geschäftsprozesse, ist Software die konfiguriert wurde, um die Aufgaben auszuführen die vorher von einer Person bearbeitet wurden. Das umfasst Tätigkeiten wie zum Beispiel Transfer von Daten aus einem oder mehreren Inputs zB. E-Mail oder Excel-Dateien in ein System of Record  wie z.B. SAP.  RPA geht einen Schritt weiter, als nur den Prozess für einen Mitarbeiter effizienter zu gestalten: Es ersetzt gänzlich oder teilweise Arbeitsschritte die vorher durch den Mitarbeiter ausgeführt wurden.

Beispiel eines solchen Prozesses ist das Anlegen eines vorher berechneten Kreditlimit in einem Kundenstamm. Der Prozess, ausgeführt von einer Person sieht etwa so aus: Ein Mitarbeiter meldet sich bei SAP an und stösst einen Report an, der die Zahlungsbelege eines Kunden ausgibt. Die Daten von diesem Report werden in eine Excel Datei kopiert, wo das Risiko bewertet und ein neues Kredit-Rating berechnet wird. Das neue Kreditlimit wird im SAP im Kundenstamm eingefügt. In einer Case Study für Telefonica O2 wurde dieser Prozess komplett automatisiert. Der Roboterprozess wurde konfiguriert, sich an SAP anzumelden, den Report laufen zu lassen, die Berechnung zu erstellen und das Resultat auf den Kundenstamm im SAP-System zu schreiben. Die Konfiguration des Roboterprozesses dauerte knappe 2 Wochen.

This illustration concept shows the level of ROI. Return of investment is the gains compared to the cost.Wichtig ist, dass bei RPA kein Geschäftsprozess verändert wird, sondern dass die Software mit den Applikationsoberflächen der existierenden Systeme agiert.  Keine Geschäftsregeln wurden geändert und es war nicht erforderlich, das SAP System umzukonfigurieren. Telefonica O2 hat seitdem 160 Robotische Prozesse umgesetzt, die 15 Kernprozesse automatisieren und damit um die 500 000 Transaktionen pro Monat vollautomatisch verarbeiten. Telefonica O2 meldet für diese Case Study einen 3-Jahres ROI in der Höhe zwischen 650% und 800%.

Dieses beeindruckende Ergebnis von einem Early Adapter wird mit großer Wahrscheinlichkeit bald von weiteren Unternehmen kopiert. Die Umsetzung wird beschleunigt, um so mehr Technologie-Plattformen verfügbar werden und diese eine gewisse Reife erreicht haben.  Im nächsten Blog gehe ich auf die Voraussetzungen an solche Plattformen ein.

Über den Autor

Monika Pletschke

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