Vorteile der Automatisierung von SAP-Sachkontobuchungen

Von Clinton Jones am 07. July 2016

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Die meisten Finanzabteilungen kennen das: Anfragen erreichen sie in den unterschiedlichsten Formaten, sodass bei der Vorbereitung der Dokumente für die Dateneingabe ganz verschiedene Herangehensweisen erforderlich sind. In unserem VLOG erläutern wir Ihnen den herkömmlichen manuellen Prozess für Sachkontobuchungen und zeige auf, wie Ihre Abteilung von der Umstellung auf Winshuttle Journal Entry profitieren kann.

Wir möchten über den Prozess der manuellen Sachkontobuchung sprechen, wie ihn viele Kunden – vielleicht auch Sie – anwenden, und mit dem Winshuttle-Ansatz vergleichen. Zunächst einmal: Wie sieht die manuelle Sachkontobuchung im Regelfall aus? Journale können beispielsweise über E-Mail-Anhänge eingereicht werden. Per E-Mail werden sie an eine zentrale Gruppe, beispielsweise ein Shared-Service-Center, gesendet. Eine weitere Möglichkeit ist die interne Post.

Dabei werden mehrere Papierdokumente zusammengestellt und ebenfalls an ein Shared-Service-Center geschickt. Wieder andere nutzen Technologien zur Bearbeitung von Formularen, die dann an ein Shared-Service-Center zum Einpflegen ins SAP-System gesendet werden. Problematisch bei all diesen Methoden ist das Fehlen eines richtigen Workflows. Bei jedem manuellen Prozess ist es so: Wird etwas abgelehnt, muss jemand aus dem Shared-Service-Center das eingereichte Dokument zurücksenden.

Nachverfolgen lässt sich das Ganze nicht, deshalb kommt es entweder zu Datenverlusten oder die Verarbeitung dauert einfach sehr lange. Der Winshuttle-Ansatz ist vollkommen anders: Hier bilden Vorlagen die Basis. Sie können einen Workflow integrieren, wenn Sie das wünschen, und Sie können formularbasierte Technologien nutzen.

Oder einfach eine Excel-Tabellenkalkulation. Dazu müssen Sie nur die SAP-Transaktion über eine SAP-API aufzeichnen und sie mit einer Excel-Vorlage verknüpfen. Dann können Sie sie in der Organisation mit einem Winshuttle-Workflow oder einer anderen Weiterleitungstechnologie Ihrer Wahl bereitstellen.

Vlog

Der herkömmliche Ansatz

Die Finanzabteilungen der meisten Unternehmen erhalten Anfragen per E-Mail, externe und interne Post oder Telefon – egal, ob es um die Kreditoren-, Debitoren- oder Anlagenbuchhaltung oder gar die allgemeine Buchführung geht. Vor der Weiterverarbeitung dieser Anfragen steht oft die umfangreiche Vorerfassung und Vorbereitung der Daten. Hier zeigt der herkömmliche Ansatz erste Defizite: Die Methoden für die Datenvorbereitung sind lückenhaft, inkonsistent und variieren stark. So ist Handgeschriebenes möglicherweise unlesbar, es fehlen vielleicht ergänzende Dokumente oder die Informationen sind in Struktur und Form uneinheitlich. Die zuständigen Gruppen der Finanzabteilung müssen dann die bereitgestellten Informationen irgendwie in ein Format überführen, das für die Dateneingabe geeignet ist.

Dies kann bei den Mitarbeitern Hektik auslösen, denn mangelhaft vorbereitete Daten sind ein Problem, das noch durch die Tatsache verschärft wird, dass viele davon erst zum Ende des Abrechnungszeitraums eintreffen. Hektik aber erhöht das Fehlerrisiko und damit auch die Gefahr, später oder im nächsten Abrechnungszeitraum noch mehr Arbeit zu haben. Im nächsten Schritt werden die vorbereiteten Daten entweder an ein Datenverarbeitungsteam oder an ein Programm weitergeleitet. In beiden Fällen gilt: Eine schlechte Datenqualität wirkt sich negativ aus und Fehler, die erst in nachfolgenden Prozessschritten entdeckt werden, führen zu weiteren Verzögerungen, weil das Finanzteam bei der Ursachenermittlung rund um die Geschäftsdatenereignisse wertvolle Zeit verliert. So kann es einige Tage dauern, bis die fehlerhaften Daten korrigiert und die Datensätze endlich in SAP bereitgestellt sind. Ohne einen automatisierten Workflow im gesamten Prozess für das Anlegen und Buchen von Datensätzen stehen Überprüfungen und Genehmigungen als letzter Schritt an. Hier können Compliance-Probleme auftreten und es besteht die Gefahr weiterer Lücken, Fehler und sogar von Manipulationen.

Der Winshuttle-Ansatz

Winshuttle nimmt diesen Prozess anders in Angriff. Winshuttle Journal Entry bietet Vorlagen für manuelle Sachkontobuchung (und für die Automatisierung anderer Prozesse). Im ersten Schritt wird dem Anfragesteller eine Excel-Vorlage zur Verfügung gestellt. Diese Vorlage kann per E-Mail, freigegebenen Ordner oder Download von einem Dokumentenmanagementsystem wie SharePoint verteilt werden. Winshuttle Foundation basiert auf SharePoint und weist den Vorlagen automatisch Metadaten zu. Diese ändern sich je nach dem aktuellen Schritt der Vorlage im Automatisierungsprozess von Winshuttle Journal Entry. Sobald die Vorlage ausgefüllt ist, können ihre Daten auf die Einhaltung diverser Regeln geprüft werden. Dabei kann es sich um in die Vorlage eingebettete Regeln oder Regeln in SAP handeln. Bei der Validierung werden dann zum Beispiel die Konten, die Vollständigkeit der Datensätze usw. geprüft. Zusammen mit den entdeckten Fehlern werden nahezu in Echtzeit die Ursachen angezeigt, sodass der Mitarbeiter, der für die Datenvorbereitung verantwortlich ist, diese korrigieren kann, ehe er sie dem Finanzteam zur Überprüfung vorlegt. Wenn dieser Mitarbeiter überzeugt ist, das der Beleg fehlerfrei ist, kann er es zur Genehmigung weiterleiten.

Bei manuellen Sachkontobuchungen sorgt dieser Ansatz nicht nur dafür, dass die Pflichten jedes einzelnen deutlich voneinander abgegrenzt sind, sondern auch für eine bessere Nachvollziehbarkeit und mehr Verantwortlichkeit. Damit alles nachprüfbar ist, wird jeder Prozessschritt aufgezeichnet. Mitarbeiter, die die Daten überprüfen und genehmigen, erhalten E-Mail-Benachrichtigungen, wenn ihre Aufmerksamkeit gefordert ist. Zudem steht ihnen eine Funktion zur Auflistung von Elementen in der Prüfungswarteschlange zur Verfügung. Ein Prüfer hat zwei Möglichkeiten: Er kann eine Anfrage ablehnen und zum Initiator zurückleiten oder er kann sie genehmigen und weiterleiten – entweder an den initiierenden Mitarbeiter, einen anderen Prozessbeteiligten oder einen automatischen Buchungsprozess, der SAP asynchron aktualisiert.

Ein Winshuttle-Kunde beschrieb diesen Ansatz vor Kurzem als so effizient und effektiv, dass die Sachkontobuchungen in seinem Unternehmen jetzt in 99 % der Fälle gleich beim ersten Durchgang korrekt sind – im Vergleich zu 88 % vor der Nutzung von Winshuttle – und sich die Dauer des Buchungsprozesses von Tagen und Wochen auf Minuten und Stunden verkürzt hatte.

Wenn Sie mehr dazu erfahren möchten, wie sich ein solcher Prozess auch bei Ihnen implementieren lässt, klicken Sie hier:

Über den Autor

Clinton Jones

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