Winshuttle für Datenmigration

Von Monika Pletschke am 30. Juni 2016

Fast alle SAP Projekte, ob neue Implementierungen, Konsolidierungen oder Roll-outs haben zur Folge dass eine Daten Migration ausgeführt werden muss. Die meisten dieser Projekte werden von Beraterfirmen begleitet und unterstützt. Ich habe selbst 15 Jahre als Berater in diversen SAP Projekten mitgewirkt. Trotz umfangreicher Erfahrung der Berater, habe ich immer wieder beobachtet, dass Migrationen selten ohne Schwierigkeiten und Komplikationen verlaufen. Wieso?

Es gibt mehrfache Gründe. In diesem Blog untersuche ich die Trennung der Aufgaben und der daraus resultierenden Schwierigkeiten im Umgang mit fehlerhaften  Daten.

MigrationFrustration

  • Die Verantwortung ist meistens geteilt: Die Beratungsfirma übernimmt die Verantwortung für die Lade-programme (inbound) ins SAP System. Vom Kunden wird erwartet die Daten aus dem Altsystem zu reinigen und zur Verfügung zu stellen.  
  • Die extrahierten Daten müssen dazu ganz und gar den Regeln des jeweiligen SAP Systems und dem erwarteten Format der Ladeprogramme entsprechen.
  • Die Regeln zu definieren und in einer verständlichen Weise zu dokumentieren ist aufwändig und meiner Erfahrung nach nicht sehr erfolgreich. Z.B. beim Materialstamm werden je nach Materialart andere Sichten benötigt; oder je nach Eingabe des Dispomerkmals ändern sich die Regeln für Meldebestand, Dispo-Losgröße, u.a.
  • Die Konsequenz ist, dass die Daten, die geliefert werden meist nicht den Erwartungen entsprechen und bei den ersten Versuchen viele Fehler auftreten.
  • Da die Ladeprogramme meist nicht konzipiert sind um mit Fehlern umzugehen, werden unvollständige Datensätze geladen.
  • Ein hoher Zeitaufwand ist nötig, die Fehler in der Batch Input Session ausfindig zu machen, dem Extrahierungsteam mitzuteilen und möglicherweise zu erklären
  • Der Umgang mit unvollständigen Datensätzen erschwert die Situation. Bei Migrationen müssen Abhängigkeiten zwischen den Objekten berücksichtigt werden: Stücklisten setzen voraus, das alle Materialien geladen wurden, Infosätze, dass die Lieferanten und Materialen schon angelegt sind, usw.
  • Die Werkzeuge die angewandt werden, sind nicht benutzerfreundlich und es werden spezielle technische Kenntnisse benötigt (z.B. LSMW, Batch Input, eCATT ).

 

Beispiel eines SAP Batch Input Fehlerprotokolls

Beispiel eines SAP Batch Input Fehlerprotokolls

Am Beispiel dieses Protokolls aus einer Batch Input Mappe aus SAP ist zu erkennen, wie schwierig es ist Fehler zu beheben: Zunächst muss man die Fehlermeldungen hier erkennen, dann muss man sie auf den betreffenden Datensatz in der Datei  zurückführen. Die Korrektur in der Datei muss vom Kundenteam vorgenommen werden, um danach den Ladevorgang nochmals zu starten. Aber, es ist noch zu Berücksichtigen ob einige der Datensätze schon beim ersten Versuch geladen wurden. Diese heißt es nun aus der Datei zu löschen, dass sie nicht ein zweites Mal geladen werden!

Zu einer solchen Fehlerbehebung ist die enge Zusammenarbeit mehrerer Teams erforderlich:

  • Datenmigrationsteam (Beraterfirma) – Auswertung der Fehler
  • Fachbereich Berater (Beraterfirma) – Interpretation der Fehler und Erläuterung falls benötigt
  • Fachbereich (Kunde) – Manuelle Korrekturen, Interpretation und Definition neuer Bereinigungsregeln
  • Datenmigrationsteam (Kunde) – Einbau neuer Regeln bei der Extrahierung und Erzeugung einer korrigierten Datei

Eine Reihe dieser Herausforderungen werden mit Winshuttle auf eine einfache aber elegante Weise gelöst:

Zur Vorbereitung der Daten steht Excel (oder MS Access) zur Verfügung. Hier können Formeln, Sortieren, Filter und S-Verweise sowie jegliche andere Methoden eingesetzt werden um Datensätze zu prüfen und korrigieren, oder auch Abhängigkeiten zwischen Daten-Objekten (wie etwa Stücklisten und Materialien) zu prüfen. Damit hat der Anwender oder Key-user ein vertrautes Werkzeug.

Zum Laden wird die jeweilige Transaktion mit Winshuttle Transaction aufgezeichnet und dann der vorbereiteten Excel Datei zugeordnet. Die  Erstellung dieser Vorlage kann durch einen Key-User im Projekt oder einem Mitarbeiter vom Datenmigrationsteam ausgeführt werden, denn hierzu sind keine Programmierungskenntnisse erforderlich. Die Datensätze werden direkt aus dieser Vorlage nach SAP geladen. Formeln und Berechnungen in Excel werden beim Ladevorgang als Werte interpretiert, brauchen also vor dem Laden nicht in Werte gewandelt  werden.

 

Beispiel einer Winshuttle Vorlage mit Fehlerprotokoll in der Datei

Beispiel einer Winshuttle Vorlage mit Fehlerprotokoll in der Datei

Winshuttle ermöglicht die Ausführung einer Validierung vor dem Laden. Datensätze werden dabei gegen SAP geprüft. Fehler können damit frühzeitig entdeckt und korrigiert werden. Mit solch einer Validierung erspart man sich, einen umfangreichen „Staging Bereich“ erarbeiten zu müssen.

Die Protokollmeldungen für jeden Datensatz werden direkt in die Datei geschrieben (siehe Abbildung 2 – Excel Vorlage mit SAP Protokoll). Das Korrigieren von Fehlern vor dem Laden ist damit um vieles vereinfacht  und kann von jedem Teammitglied ausgeführt werden. Keine technischen Kenntnisse von eCATT, LSMW oder SM30 sind hierzu erforderlich.

Die Daten werden direkt aus der gleichen Excel Datei in SAP angelegt. Und wenn trotzdem noch Fehler auftreten, ermöglicht es eine einfache Einstellung in Winshuttle einen weiteren Lauf durchzuführen, der die schon geladenen Datensätze überspringt. 

Mehr über Winshuttle erfahren sie hier http://www.winshuttle-software.de/

Über den Autor

Monika Pletschke

Die Beiträge im Winshuttle Blog werden von Experten zu einem breiten Themenspektrum verfasst, dazu zählen Branchennachrichten, Praxisbeispiele, Software Updates, Informationen zu Winshuttle, Technikberichte und Tipps sowie vieles mehr.