Automatisierung der Dateneingabe

Weitreichende Auswirkungen der SAP-Dateneingabeprozesse

Die Eingabe von SAP-Stammdaten oder -Transaktionsdaten ist für alle Abteilungen eine entscheidende Funktion, die sicherstellt, dass der Betrieb planmäßig verläuft. Einfache Beispiele dafür sind etwa: Aktionen im Bereich Neueinstellung in HR, neue Bestellungen oder Verträge im Bereich Beschaffung, neue Materialien und Aufträge in der Lieferkette und neue Vermögenswerte im Bereich Finanzen.

Erstellen von SAP-Datensätzen aus Excel

Wenn Mitarbeiter in der Lage sind, neue SAP-Stammdaten und -Transaktionsdaten zu erstellen, kann dies in einem Unternehmen zu Effizienzverbesserungen führen. Mit minimalem Schulungsaufwand erlernen Excel-Anwender die Erstellung einzelner oder mehrerer Datensätze aus einer einzigen Transaktion oder einer Transaktionskette. In den meisten Unternehmen sind in SAP zu erstellende Daten bereits in Excel vorhanden. Mit Winshuttle Transaction können die Anwender diese Datensätze einfach in SAP laden. Anwender mit Fachkenntnissen können Excel-Tabellen anpassen, um benutzerfreundliche, vertraute und gleichzeitig technisch ausgereifte SAP-Dateneingabeformulare zu erstellen.

Datenintensive Excel-Vorlagen für wertvolle SAP-Transaktionen

Die folgende Abbildung zeigt die Excel-Vorlage für die Stücklistenerstellung, mit der die Anwender Daten in die Transaktion CS01 laden können. Ein einzelnes Material kann auf Kopfzeilenebene aus Materialien mit mehreren Komponenten bestehen, die darunter auf Detailebene aufgelistet sind. Die aus dem Laden dieser Daten in die CS01-Transaktion resultierenden Erfolgs- und Fehlermeldungen werden in einer Spalte der Tabelle protokolliert.

In der Excel-Vorlage in der folgenden Abbildung ist die Erstellung von Hauptbucheinträgen dargestellt. Damit können die Anwender Daten in die Transaktion FB50 laden. Der obere Abschnitt des Blattes zeigt die Kopffelder und der untere Abschnitt die Einzelposten. Mit Excel-Makros verknüpfte Symbole dienen der Überprüfung bzw. der Buchung von Daten in SAP. Nachdem der Anwender die Daten verbucht hat, zeigt der Kopfabschnitt die Dokumentennummer an.